TMS es el acrónimo inglés de “Transportation Management System”, en español “Sistema de Gestión de Transporte”, en síntesis, podemos decir que es un sistema informático cuyo objetivo es brindar soporte a procesos comerciales, operativos y administrativos a empresas consumidoras o proveedoras de los servicios de transporte de carga.

Cada industria tiene procesos y necesidades específicas, por ende, requieren de diversos sistemas de información que los satisfagan por completo.

Todas las empresas al margen de la industria a la cual pertenecen disponen de procesos comunes y obligatorios, nos referimos a aquellos destinados al registro de los ingresos, egresos, planilla, activo fijo, lo que se conoce como “Back Office”, vale decir los procesos intrínsecos a cualquier rubro empresarial sea micro, pequeña o gran empresa, para ello existen los sistemas contables o ERPs (Enterprise Resource Planning), cuyo centro de atención es la adecuada administración contable, cumplimiento del marco tributario y emisión de estados financieros, entonces nos surge una simple pregunta… ¿nos podemos valer de estos sistemas para administrar eficientemente el servicio de transporte de carga terrestre?, la respuesta es un rotundo NO, si aún nos cabe alguna duda respondámonos las siguientes preguntas:

• ¿Puedo mover carga de mis Clientes industriales empleado un taxi?
• ¿Mi tracto funcionaría si lo abastezco con gasolina de 84 octanos?
• ¿En una cama baja puedo movilizar productos hidrobiológicos frescos?

Claramente la respuesta a estas preguntas es NO, y por un motivo muy simple, “la necesidad a la cual me enfrento no es compatible con la herramienta disponible”, vale decir el recurso que dispongo no ha sido creado para cubrir dicha necesidad por lo cual no es compatible, es ineficiente y si persisto en hacerlo cabe la posibilidad de tener dos resultados: (a) lo haré mal (b) tendré un gran problema.

 El servicio de transporte de carga terrestre reviste grandes desafíos: satisfacción de clientes, control de costos, administración de recursos, cumplimiento de reglamentos, gestión de seguros, administración de documentos, sustentos de facturación, notificación a clientes, control de combustible, medición del servicio, identificación del margen, liquidación de efectivo, etc. Una inadecuada administración de esta realidad genera altos costos, pérdida de clientes, problemas de liquidez, insatisfacción, sobre carga de trabajo, en general una serie de ineficiencias que generalmente se trata de mitigar mediante la administración manual, es decir involucrando tiempo de empleados (incrementando los costos), pero… ¿no hay una mejor, más efectiva, eficiente, moderna y menos costosa forma de administrar toda esta realidad cuyo resultado revista un evidente beneficio para nuestra empresa y el servicio de transporte de carga que  brindo?, pues si y la respuesta es empleando un sistema cuyo objetivo primigenio sea la “Gestión de Transporte de Carga Terrestre”, es decir un TMS.

Cuantas veces nos hemos preguntado: ¿hemos facturado a tiempo el viaje? o peor aún, nos hemos dado cuenta semanas o meses después que nunca se le facturó el viaje al cliente por un servicio brindado el cual generó costos que si se pagaron en su momento, ¿hemos dimensionado el impacto negativo que ello ha generado a la salud de la financiera de empresa y su posición de caja?, estas situaciones no ocurrirían si empleáramos un TMS en la organización.

 Ahora que ya hemos determinado lo vital que implica emplear un TMS en la gestión del servicio de transporte de carga terrestre debemos eliminar un mito, “solo los transportistas necesitan un TMS”, mi postulado es “todas las empresas que administren redes de distribución propias o terceras requieren un TMS”, como verá el alcance es mayor y abarca a empresas de distinto rubro, todas ellas requieren: controlar costos, medir productividad, controlar/rastreas viajes, identificar recursos, disponer de sustentos de entrega, en general administrar flujos administrativos, operativos y comerciales de la ejecución del servicio de transporte de origen a destino, entonces ¿quiénes necesitan un TMS?, mi respuesta incluye a los transportistas, distribuidores, 3PLs, brockers de carga y generadores de carga, obviamente cada cual tendrá necesidad de funcionalidades más o menos específicas.

Siempre deseamos tener lo mejor, más aun considerando lo vital que es un TMS para gestionar nuestro servicio de transporte, entonces ¿cuál es el mejor TMS?, la respuesta es muy simple… ”el que mejor se adecue a nuestra realidad operativa, económica y cultural”, me explico, en el mercado disponemos de variados TMS, en esencia todos ofrecen lo mismo, lo importante es identificar el correcto para cada realidad, el secreto del éxito es la adecuada selección, para ello hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Funcionalidad.- Disponga de funcionalidad que cubran la mayor parte de los procesos administrativos y operativos de manera tal que organice a todas las áreas de la empresa fomentando el trabajo en grupo, sin que brinde funcionalidades de más ni de menos sino lo necesarias, así pagaremos por lo que realmente se usará.
• Precio.- Esté dentro de las posibilidades económicas del presupuesto evitando así suspender su uso por costos inesperados.
• Soporte.- Rápido, cercano y eficiente.
• Cultura.- Sus procesos correspondan a la realidad del transporte nacional y no me obligue a adaptarme a una realidad foránea.

 Principales funciones que debemos buscar en un TMS

• Gestión Comercial.- Maestro de Clientes, Tarifas y Contratos.
• Gestión Operativa.- Planeamiento, Viajes, Centro de Control, Liquidaciones de Venta y Liquidaciones de Compra, Guías de Remisión Cliente y Transportista, Asignación de dinero al Conductor, Liquidaciones de Gastos, Costeo de Rutas, Alertas y Seguimiento.
• Gestión Transportistas.- Maestro de Transportistas, Conductores, Tractos, Remolques, Contratos y Homologación de recursos.
• Gestión Administrativa.- Facturación, Órdenes de Compra y Caja.
• Gestión de Calidad.- Notificación a Clientes y Encuestas de calidad.
• Integración de Sistemas.- Con ERPs y WMS.
• Reportabilidad.- Ventas, Costos, Indicadores de Gestión, Ratios que mezcles datos económicos con operativos, Datos operaciones, etc.

 El equipo LOGAWARE