Una vez que se identifica la necesidad de contar con un sistema en la empresa surge la pregunta, ¿qué es lo que más me conviene: comprarlo, desarrollarlo o alquilarlo?, lamentablemente no existe una respuesta absoluta, la mejor elección depende de variables propias de la realidad del negocio. En el presente artículo analizaremos y estableceremos ciertos criterios que contribuyan a la toma de la mejor decisión basada en la realidad particular de cada empresa, las opciones que analizaremos son:

Comprar el Sistema

Implica un desembolso de capital importante por lo cual hay que considerarlo con anticipación en la elaboración del presupuesto para sustentarlo y lograr aprobación de financiamiento. Una vez adquirido pasará a formar parte de los activos de la empresa por lo cual Contabilidad iniciará su depreciación a lo largo de su vida útil, el gasto que ello involucra contribuirá anualmente en los estados financieros hasta llegar a valor residual cero.

Una vez adquirido se debe identificar la infraestructura de cómputo necesaria para que sea instalado y opere, al igual que adquisiciones de software base necesario (sistemas operativos, bases de datos, etc.), no dejemos de lado identificar a los ingenieros de software de la empresa que se encargarán de garantizar su funcionamiento. Lo que deseo aclarar es que el desembolso por la adquisición el sistema no es el único costo, hay varios otros asociados que no deben ser menospreciados puesto que se incurrirán en ellos permanentemente.

Al margen de las implicancias económicas, lo que realmente se debe identificar son las necesidades específicas que nos orientarán a la compra del sistema, entre ellas podríamos mencionar: gran cantidad de usuarios, operaciones complejas, etc.

Desarrollar el Sistema

Lo recomendaría en casos de tener necesidades y/o características operativas únicas o muy complejas por lo cual no podemos encontrar una solución comercial en el mercado la cual nos satisfaga.

El desarrollo de un sistema lo podemos lograr de dos maneras una u otra implica costos iniciales y otros permanentes que debemos considerar:

• Desarrollo Propio.- Vale decir con programadores de la propia área de Tecnología de la Información (TI). Tengamos presente que un sistema es un conjunto de funcionalidades vivas que se encuentran en constante mejora o creación dado que el área de la empresa que emplea el sistema experimenta permanente innovación, el día que se deja de innovar (invertir) en un sistema se da inicio a su inmediata obsolescencia, por ello esta alternativa debe ser evaluada con mucho cuidado considerando en el presupuesto los recursos económicos y humanos necesarios. Otro aspecto que muchas veces no es identificada es la necesidad de mantener dentro de la organización a los programadores a cargo del sistema desarrollado, considerar que todo el conocimiento de la construcción del sistema (lo que se conoce como la lógica del sistema) recae en los miembros del equipo de TI que participaron den su desarrollo por lo cual deben ser considerados como parte permanente de la organización para asegurar así el adecuado mantenimiento y evolución del sistema a lo largo del tiempo. Muchas personas consideran que el programador "A" es igual al programador "B" y ambos pueden sustituirse en el mantenimiento de un sistema, hacer el mismo trabajo, la teoría así lo dice pero la experiencia lo contradice, ambos sabrán programar por igual pero el conocimiento y lógica que el programador "A" implementó en el sistema no será la misma como lo haría el programador "B", obviamente uno puede reemplazar a otro, nadie es indispensable, pero el tiempo que le tome al programador "B" comprender lo que su compañero implementó implicará un alto costo que debe ser considerado. Finalmente considere que la tecnología informática avanza cada vez mas rápido, existirán nuevos patrones de diseño, conceptos, lenguajes de programación, metodologías, Look & Feel, experiencia de usuario, hardware, etc.,  al cabo de 7 años requerirá un importante presupuesto pues deberá rehacer todo el sistema desde cero pues llegó a su obsolescencia tecnológica.

• Desarrollo Tercerizado.- Encargar el desarrollo del sistema a una empresa especializada en estos menesteres, tengamos en cuenta que deberemos especificarle con mucha precisión el alcance funcional y técnico del sistema ya que tales empresas no son necesariamente expertas o conocedoras de la necesidad que se requiere sistematizar; por lo cual cualquier ineficiencia será de exclusiva responsabilidad del solicitante. De igual forma que en el caso anterior se debe considerar un presupuesto de inversión permanente para la mejora continua del sistema así como soporte y mantenimiento de las funcionalidades entregadas. Al igual como se expuso en el párrafo anterior debe considerar desarrollar nuevamente el sistema desde cero al cabo de 7 años debido a su obsolescencia tecnológica.

Alquiler del Sistema

Una tendencia muy aceptada últimamente. El sistema pertenece a una empresa externa especializada técnica y funcionalmente en la materia de cobertura del sistema, la cual ofrece en renta el uso del sistema. Esta alternativa es útil en caso de necesidades funcionales relativamente estándares, como por ejemplo: Sistemas Contables, Sistemas de Planilla, Sistemas de Almacén, Sistemas de Transporte, Sistemas de Producción, Sistemas de Mantenimiento, etc.

Algunas de las beneficios que encontramos en el alquiler de sistemas son:

• Uso inmediato (no hay que esperar meses/años de desarrollo).
• El pago del servicio se considera un gasto y reduce el pago de impuestos.
• Reduce el presupuesto del área de Tecnología de la Información (TI).
• No hay necesidad de financiar una inversión inicial ni sustentar amplios presupuestos.
• Si el sistema no es lo que la empresa esperaba entonces suspende su alquiler y busca otra alternativa.
• Implementar nuevas funcionalidades y mantenerlo actualizado es a costo de la empresa que lo ofrece y no de quien lo contrata.
• Se nutre de nuevas funcionalidades recibidas de todas sus empresas clientes, por lo cual nos ofrece estas sin haberlas pensado, vale decir nos beneficiamos de las experiencias y necesidades de la comunidad de los clientes de la empresa oferente.

Cuando optamos por esta alternativa hay que prever niveles de servicio y la condición de entrega de los datos generados cuando por alguna razón se suspenda el alquiler. 

La modalidad más usual de alquiler de sistemas es "SaaS" (System as a Service), tema que nos ocuparemos en otro artículo.

Resumen

Como podemos ver hay variadas formas de contar con un sistema que cubra las necesidades de nuestra organización, optar por la alternativa correcta es materia de análisis de la realidad y expectativas de cada empresa, recordemos como iniciamos el presente artículo… ¿qué es lo que más me conviene: comprarlo, desarrollarlo o alquilarlo?, lamentablemente no existe una respuesta absoluta.

El equipo LOGAWARE