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Hoy en día ¿quién podría decir que no ha comprado en línea?, difícil creerlo, seguramente aún hay personas que no se animan pero quienes sí y supongo son la gran mayoría, desean que el producto les llegue tan rápido como el dinero de la compra llegó a manos del vendedor, pero ello muchas veces no pasa de ser tan solo un deseo que minuto a minuto se torna en necesidad, ansiedad, aburrimiento, desesperación, impaciencia llegando al ocasional extremo de la queja o quizá odio al vendedor…..¿llevo horas esperando la entrega, llamo a preguntar y me dicen “ya está por llegar” la unidad, pero hasta cuando debo seguir esperando?.
Lo que describo líneas arriba no es una fantasía sino una realidad, que hecha por los suelos el gran esfuerzo de la empresa vendedora en crear un buen producto, detalladas campañas de marketing, esfuerzo de empleados de almacén y oficinas administrativas, gran esfuerzo de muchos para que todo aquel esfuerzo y dedicación se destruya y transforme en una pésima experiencia del Cliente final quien no dudará en comentar con su entorno o redes sociales la pésima experiencia vivida, en resumen donde mas cuidado debió aplicarse es donde menos dedicación se invirtió pues el mal generado va mas allá del importe de la compra.
Es como si participáramos de una larga maratón, somos los primeros por alcanzar la meta, estamos próximos a llegar, pero justo antes de atravesarla nos sentamos en el piso a descansar, ¿de qué valió tanto esfuerzo, tanta preparación, la dedicación del entrenamiento e interés de los entrenadores, tantas vitaminas, si al final todo se echó a perder?.
En la industria del transporte de carga denominamos “Última Milla” a todas aquellas tareas de cara al Cliente durante la distribución de la carga en las cuales nunca se debe fallar, “LOGAWARE Track” es nuestra propuesta para gestionar eficientemente la “Última Milla” haciendo que esta etapa final sea del agrado de los Clientes mejorando la calidad de servicio y su lealtad a la marca.
Una vez que se identifica la necesidad de contar con un sistema en la empresa surge la pregunta, ¿qué es lo que más me conviene: comprarlo, desarrollarlo o alquilarlo?, lamentablemente no existe una respuesta absoluta, la mejor elección depende de variables propias de la realidad del negocio. En el presente artículo analizaremos y estableceremos ciertos criterios que contribuyan a la toma de la mejor decisión basada en la realidad particular de cada empresa, las opciones que analizaremos son:
Comprar el Sistema
Implica un desembolso de capital importante por lo cual hay que considerarlo con anticipación en la elaboración del presupuesto para sustentarlo y lograr aprobación de financiamiento. Una vez adquirido pasará a formar parte de los activos de la empresa por lo cual Contabilidad iniciará su depreciación a lo largo de su vida útil, el gasto que ello involucra contribuirá anualmente en los estados financieros hasta llegar a valor residual cero.
Una vez adquirido se debe identificar la infraestructura de cómputo necesaria para que sea instalado y opere, al igual que adquisiciones de software base necesario (sistemas operativos, bases de datos, etc.), no dejemos de lado identificar a los ingenieros de software de la empresa que se encargarán de garantizar su funcionamiento. Lo que deseo aclarar es que el desembolso por la adquisición el sistema no es el único costo, hay varios otros asociados que no deben ser menospreciados puesto que se incurrirán en ellos permanentemente.
Al margen de las implicancias económicas, lo que realmente se debe identificar son las necesidades específicas que nos orientarán a la compra del sistema, entre ellas podríamos mencionar: gran cantidad de usuarios, operaciones complejas, etc.
Desarrollar el Sistema
Lo recomendaría en casos de tener necesidades y/o características operativas únicas o muy complejas por lo cual no podemos encontrar una solución comercial en el mercado la cual nos satisfaga.
El desarrollo de un sistema lo podemos lograr de dos maneras una u otra implica costos iniciales y otros permanentes que debemos considerar:
- Desarrollo Propio.- Vale decir con programadores de la propia área de Tecnología de la Información (TI). Tengamos presente que un sistema es un conjunto de funcionalidades vivas que se encuentran en constante mejora o creación dado que el área de la empresa que emplea el sistema experimenta permanente innovación, el día que se deja de innovar (invertir) en un sistema se da inicio a su inmediata obsolescencia, por ello esta alternativa debe ser evaluada con mucho cuidado considerando en el presupuesto los recursos económicos y humanos necesarios. Otro aspecto que muchas veces no es identificada es la necesidad de mantener dentro de la organización a los programadores a cargo del sistema desarrollado, considerar que todo el conocimiento de la construcción del sistema (lo que se conoce como la lógica del sistema) recae en los miembros del equipo de TI que participaron den su desarrollo por lo cual deben ser considerados como parte permanente de la organización para asegurar así el adecuado mantenimiento y evolución del sistema a lo largo del tiempo. Muchas personas consideran que el programador "A" es igual al programador "B" y ambos pueden sustituirse en el mantenimiento de un sistema, hacer el mismo trabajo, la teoría así lo dice pero la experiencia lo contradice, ambos sabrán programar por igual pero el conocimiento y lógica que el programador "A" implementó en el sistema no será la misma como lo haría el programador "B", obviamente uno puede reemplazar a otro, nadie es indispensable, pero el tiempo que le tome al programador "B" comprender lo que su compañero implementó implicará un alto costo que debe ser considerado. Finalmente considere que la tecnología informática avanza cada vez mas rápido, existirán nuevos patrones de diseño, conceptos, lenguajes de programación, metodologías, Look & Feel, experiencia de usuario, hardware, etc., al cabo de 7 años requerirá un importante presupuesto pues deberá rehacer todo el sistema desde cero pues llegó a su obsolescencia tecnológica.
- Desarrollo Tercerizado.- Encargar el desarrollo del sistema a una empresa especializada en estos menesteres, tengamos en cuenta que deberemos especificarle con mucha precisión el alcance funcional y técnico del sistema ya que tales empresas no son necesariamente expertas o conocedoras de la necesidad que se requiere sistematizar; por lo cual cualquier ineficiencia será de exclusiva responsabilidad del solicitante. De igual forma que en el caso anterior se debe considerar un presupuesto de inversión permanente para la mejora continua del sistema así como soporte y mantenimiento de las funcionalidades entregadas. Al igual como se expuso en el párrafo anterior debe considerar desarrollar nuevamente el sistema desde cero al cabo de 7 años debido a su obsolescencia tecnológica.
Alquiler del Sistema
Una tendencia muy aceptada últimamente. El sistema pertenece a una empresa externa especializada técnica y funcionalmente en la materia de cobertura del sistema, la cual ofrece en renta el uso del sistema. Esta alternativa es útil en caso de necesidades funcionales relativamente estándares, como por ejemplo: Sistemas Contables, Sistemas de Planilla, Sistemas de Almacén, Sistemas de Transporte, Sistemas de Producción, Sistemas de Mantenimiento, etc.
Algunas de las beneficios que encontramos en el alquiler de sistemas son:
- Uso inmediato (no hay que esperar meses/años de desarrollo).
- El pago del servicio se considera un gasto y reduce el pago de impuestos.
- Reduce el presupuesto del área de Tecnología de la Información (TI).
- No hay necesidad de financiar una inversión inicial ni sustentar amplios presupuestos.
- Si el sistema no es lo que la empresa esperaba entonces suspende su alquiler y busca otra alternativa.
- Implementar nuevas funcionalidades y mantenerlo actualizado es a costo de la empresa que lo ofrece y no de quien lo contrata.
- Se nutre de nuevas funcionalidades recibidas de todas sus empresas clientes, por lo cual nos ofrece estas sin haberlas pensado, vale decir nos beneficiamos de las experiencias y necesidades de la comunidad de los clientes de la empresa oferente.
Cuando optamos por esta alternativa hay que prever niveles de servicio y la condición de entrega de los datos generados cuando por alguna razón se suspenda el alquiler.
La modalidad más usual de alquiler de sistemas es "SaaS" (System as a Service), tema que nos ocuparemos en otro artículo.
Resumen
Como podemos ver hay variadas formas de contar con un sistema que cubra las necesidades de nuestra organización, optar por la alternativa correcta es materia de análisis de la realidad y expectativas de cada empresa, recordemos como iniciamos el presente artículo… ¿qué es lo que más me conviene: comprarlo, desarrollarlo o alquilarlo?, lamentablemente no existe una respuesta absoluta.
LOGAWARE TMS se ofrece en modalidad SaaS ofreciendo variados planes comerciales y productos que brindan grandes beneficios al transporte de carga terrestre.
El equipo LOGAWARE
"Última Milla" es un concepto que nace de la industria de las telecomunicaciones refiriéndose al último tramo del servicio hasta llegar a la conectividad en el punto final, es una “metáfora” que la industria del transporte de carga la ha adoptado de manera tal que actualmente nos referimos a la “Última Milla” como el conjunto de servicios que se despliegan próximos a la entrega de la carga en el destino final.
Teniendo establecido el concepto, lo que nos podemos preguntar es ¿de que manera podría influir en el servicio de transporte de carga?, su influencia impacta fuerte y directamente en la calidad de servicio de cara al cliente final, siendo vital su eficiente administración, más aún en entornos altamente competitivos como la industria de transporte de carga y al rápido uso de dispositivos de comunicación móviles en nuestras actividades diarias.
"Estar en la cresta de la ola”, sin duda alguna es una frase que muchas veces la habremos escuchamos, pero… ¿cuántas veces la hemos experimentado?, quizás pocas veces o nunca, pues bien en una innovadora y altamente competitiva industria como la del transporte de carga implementar el concepto de la “Última Milla” es algo que está avanzando rápidamente; día a día nuestros clientes requieren mayor y más precisa información, no desean sorpresas, exigen un servicio eficiente y responsable, entonces ¿cómo podemos satisfacer estas exigencias sin notificarles oportunamente lo que está sucediendo en la “Última Milla” de nuestro servicio de entrega de la carga?, actualmente esto es primordial y no implementar el concepto de "Última Milla" es "estar fuera de la cresta de la ola”, es decir próximos a ser descartados, reemplazados, porque ineludiblemente la competencia ya lo está implementado.
Hablando de forma concreta, lo más resaltante de la “Última Milla” para el servicio de transporte de carga terrestre considera:
- Notificar al cliente por correo electrónico o SMS el estado de avance de la entrega de la carga.
- La hora estimada de entrega, posición de la unidad, datos del conductor, toma de fotos de la entrega.
La manera de implementar la “Última Milla” es mediante aplicaciones smartphone donde el Conductor de la unidad o sus Ayudantes proporcionan estos valiosos datos, es decir en tiempo real antes y/o cuando suceden, no después, recordemos que la información tiene valor cuando es oportuna, luego de ello su valor es escaso o nulo.
En el mercado encontraremos una serie de soluciones orientadas a la “Última Milla”, pero como siempre el truco está en el detalle y es allí donde debemos hacer gala de nuestro conocimiento de las necesidades reales de la industria del transporte de carga, como finalmente tendremos que realizar inversiones para su implementación, debemos tener cuidado de que esta sea lo más productiva posible, ¿qué queremos?:
- Tan solo pintar la fachada de la casa para que aparente estar en buen estado, pero manteniéndose los problemas habituales.
- Arreglar íntegramente la casa para que se encuentre en perfectas condiciones y perdure en el tiempo.
El común de las soluciones de “Última Milla” se circunscriben a las tareas próximas a la entrega, digamos el 5% del universo de necesidades del servicio de transporte de carga dejando de lado el 95% de estas tales como: cotizar a clientes, contratar transportistas, evaluar calidad de servicio, planificar viajes, facturar, emitir y administrar documentos, analizar datos económicos y operativos, costear rutas, gestionar pólizas de seguro, integrarse con ERP/WMS, etc., aquello que merece la máxima atención para garantizar una buena inversión, eficiencia operativa y efectividad del servicio en miras de obtener mayor mercado y beneficios económicos.
LOGAWARE TMS cubre todas las necesidades de gestión de transporte de carga terrestre, la administración de la “Última Milla” es tan solo una parte de nuestro alcance, nuestras soluciones orientadas a la administración de este concepto involucran sistemas tales como:
LOGAWARE Driver.- Smartphone app diseñada para los Conductores de las unidades en ruta, facilitándoles acceso a toda la información necesaria relacionada al viaje asignado: carga transportada, ruta, documentos, captura de fotos, trazabilidad y mucho más.
LOGAWARE Dispatcher.- Smartphone app diseñada para los Ayudantes de los Conductores de las unidades en ruta facilitándole acceso a toda la información necesaria relacionada para la entrega de la carga a los puntos finales.
LOGAWARE e-mailing.- Un Cliente satisfecho es un Cliente recurrente y lo que más le exigirán es estar informados permanente, oportuna y rápidamente, "LOGAWARE e-Mailing" es un potente motor de notificaciones a Clientes por correo electrónico sobre el estado de la distribución de la carga al mismo estilo de UPS & Amazon, ahora estas facilidades están al alcance de su mano.
LOGAWARE Client Web Portal.- Es la solución diseñada exclusivamente para el uso de los Clientes propietarios de la carga, brinda información actualizada de todos los viajes realizados facilitando una serie de datos de mucha utilidad tales como pedidos movilizados, fechas, eventos del viaje, documentos, pesos, volúmenes, bultos transportados, fotografías de la carga e incluso las facturas emitidas por los servicios entre otros.
El equipo LOGAWARE
El "Costeo de Rutas" es una tarea que reviste gran importancia en el servicio de transporte de carga ya que al disponer de claridad en los costos de la ruta que servimos nos encontramos en condiciones óptimas para definir y negociar la tarifa de los servicios, o ¿alguien podría aventurarse a negociar tarifas sin saber si se está ganando o perdiendo dinero?.
La definición del costo de cualquier producto o servicio incluye una serie de variables que deben ser perfectamente identificadas y consideradas, para ello se requiere tener conocimiento y/o experiencia en la conformación del producto/servicio asegurándose de no dejar de lado variable alguna por más pequeña que pudiera parecer. En la estructura de costos se debe prever los costos fijos y variables, directos e indirectos, hay que tener cuidado en la adecuada identificación de estos pues requieren ser absorbidos por algún generador de utilidades para que sean cubiertos.
La industria del transporte de carga tiene costos variables directamente relacionados al viaje de la unidad, tales como el combustible, alimentación, guardianía, etc., otros fijos directos como el leasing, el mantenimiento, la planilla del conductor y ayudantes, ahora cuando de indirectos se trata mencionaremos todos aquellos relacionados a las áreas administrativas, de gestión, oficinas, etc. El objetivo es lograr una detallada y precisa identificación de los costos así como correcta definición de los parámetros de traslado de estos; cuanto mejor definamos la estructura de costos de la ruta, estaremos en mejores condiciones de determinar la tarifa a negociar, no importa si adquirimos u ofrecemos el servicio, lo importante es determinar el costo de la ruta a servir.
Parte fundamental en la determinación del “Costeo de Rutas” es la adecuada definición de parámetros de cálculo de la variable, es decir el combustible estará regulado en función a la distancia y rendimiento de la unidad, la guardianía por la cantidad de noches que requiera custodia, etc. Debemos aclarar que la determinación del parámetro de cálculo es algo en lo que fácilmente se podría errar, en cuyo caso se generaría un fuerte impacto negativo en la negociación de la tarifa.
El “Costeo de la Ruta” sirve para otras cosas más, tal como el análisis de desviación y rentabilidad del servicio, vale decir determinar si se cumplieron con los resultados económicos esperados de la ruta o no, ello brinda correctivos y oportunidades de mejora; en general la toma de decisiones profesionales y objetivas.
LOGAWARE TMS dispone de un módulo configurable especializado en el “Costeo de Rutas” y generación de información para la toma de decisiones gerenciales.
El equipo LOGAWARE
“SaaS” y “On-Premise” son términos usualmente empleados en la industria informática, tienen que ver con la forma como se distribuye un sistema, ambos tienen características específicas que es importante sean claramente identificadas pues ello permitirá que se adopte la mejor decisión al momento de elegir como usar un sistema.
Ambos son términos en inglés, no deseamos extendernos demasiado en el tema describiendo técnicamente que implica uno u otro, más bien al escribir el presente artículo tuvimos como objetivo colaborar con aquellas personas no-informáticas brindándoles detalles simples y prácticos que pudieran serles útiles en decisiones empresariales.
Ante todo, debemos definir el significado de “distribución de un sistema” el cual no es nada más que la forma como dispondremos de un sistema; estos pueden ser como renta (SaaS) o activo (On-Premise), esta es la gran y sustancial diferencia, pero no lo es todo, hay unas cuantas cosas más que debemos conocer.
Originalmente, las grandes casas de software distribuían y comercializaban los sistemas que desarrollaban en modalidad “On-Premise” vendiendo licencias de uso sean “nombradas” (una por usuario lo usen o no) o “concurrentes” (quien lo necesita lo usa hasta el máximo de licencias adquiridas), con el avance de la internet y alta competitividad informática se crearon nuevas tecnologías, conceptos y formas de hacer negocios informáticos, así es como aparecieron innovadoras empresas que vieron en este esquema de negociación de software un mercado desatendido y grandes oportunidades:
“¿Por qué obligar a los Clientes a invertir grandes cantidades de dinero comprando de licencias de usuario e infraestructura de cómputo (servidores, licencias, etc.) si podemos simplemente alquilarles las licencias del sistema siendo nosotros responsables de todo, dándoles un servicio llave en mano?”.
Esto fue concebido como un ataque al modelo de negocio tradicional de las grandes casas de software, pero ante ello no quedó más que entrar al mismo terreno y competir para no perder mercado. Actualmente no hay sistema alguno que no se disponga en modalidad “SaaS” debido sus grandes ventajas y beneficios.
Algunos hoy en día siguen pensando… “es mucho riesgo que los datos generados por el sistema usado en modalidad SaaS estén en manos de otra empresa que no sea la mía”, por analogía quien opine ello debería ir corriendo al banco a retirar todo su dinero… ¿o acaso no está en manos de terceros?, que gran error es esta aseveración.
La verdad es que "SaaS" significa innovación, modernidad, reducción de costos, eficiencia, productividad, libertad, etc.
LOGAWARE TMS promueve y se ofrece en modalidad SaaS, nosotros nos encargamos y responsabilizamos de lo que el sistema requiere, Ud. tan solo debe preocuparse de sacarle el mayor provecho para su negocio.
El equipo LOGAWARE
