Human Resourses Management System (HRMS)​

 Se les conoce así a los “Sistemas de Gestión de Recursos Humanos”, es una solución informática orientada a administrar lo relacionado al personal que trabaja en una empresa. ​

Es una herramienta que busca gestionar lo relacionado a los recursos humanos, realizar un seguimiento de su productividad, así como las necesidades de estos. ​

Es una herramienta básica para los departamentos de Recursos Humanos de una empresa, el carecer de una solución como esta les resta productividad dado que todos estos datos pueden: no se gestionados, estar en papeles, herramientas dispersas (block de notas, correos, etc.) o, pero aún no ser gestionados. ​

La labor de un departamento de Recursos Humanos a menudo es mal interpretada como reclutamiento y planilla, pero realmente es mucho más que ello debido que se encarga de administrar lo más importante que puede tener una empresa: su componente humano. ​

Los hoy en día llamados “colaboradores” son el motor de las empresas, colaboradores eficientes y productivos producen productos/servicios en la misma línea, si esta área es tan importante ¿cómo no dotarle de lo que necesita para que profesionalice su trabajo?, ¿Cómo pedir buenos resultados al componente humano si este no puede ser administrado adecuadamente con soporte en herramientas eficientes de gestión? ​.

 Módulos de un HRMS: ​

• Gestión del Recurso​
• Gestión de Planillas​
• Gestión del Reclutamiento​
• Gestión del Entrenamiento​
• Gestión de Seguros​
• Gestión de Productividad​
• Administración del Cambio​
• Políticas​
• Encuestas​
• Newsletter/Sugerencias​
• SelfService​

 Beneficios que ofrece un HRMS: ​

• Mejora de procesos de RRHH: Información del empleado, gestión de planilla, fortalece procesos de contratación, mantiene el registro de horario de labores diarias, etc.​
• Apoya la toma de decisiones: Al disponer de muchos datos del empleado, es más simple la elaboración de presupuestos, establecimiento de políticas de desarrollo laboral, dimensionamiento de organigrama, etc.​
• Cumplimiento regulatorio: AL disponer de datos estructurados es más simple y rápido elaborar documentos requeridos por los organismos regulatorios (ESALUD, EPS, Sindicato, etc.). ​
• Facilita la comunicación con los empleados: El disponer de un canal de comunicación directo y personalizado permite mantener constantemente informado al colaborador, el componente de intranet de un HRMS es vital para una real satisfacción de este, permitiéndole incrementar su motivación, sensación de pertenencia y consideración como elemento vital para los fines de la empresa. ​

¿Entonces necesito un HRMS?, mi respuesta es sí, aunque realmente son pocas las empresas que cuentan con uno, ello es una deficiencia en la visión y valoración del componente humano. Un HRMS no debe ser visto como un costo sino como una herramienta de gran utilidad y sumamente valiosa cuyos resultados se evidenciarán al mediano plazo una vez se haya logrado romper el natural rechazo al cambio. ​

Algunos HRMS: Ultimate, KRONOS, SuccessFactors, Worktoday.​

 El equipo LOGAWARE

Learning Management System (LMS)​

 Se les conoce así a los “Sistemas de Gestión del Aprendizaje”, son plataformas tecnológicas orientadas a administrar las actividades de formación de personas, para nuestro caso de los empleados de una empresa. ​

Las funcionalidades básicas corresponden a la administración de alumnos, profesores, aulas, cursos, materiales, tareas, trabajos, evaluación y seguimiento. ​

Los LMS facilitan variado material audiovisual permitiendo la interacción con instructores reales e incluso aplican criterios de inteligencia artificial. ​

LMS es diferente a un CML (Content Management Learning System) el cual se circunscribe al contenido del curso y más aún a un CMS (Content Management System) el cual es un gestor de contenido más orientado a sitios web tales como Joomla, Wordpress, Sharepoint, etc.​

Los LMS permiten los foros y temas de discusión, existen LMS de código abierto y otros comerciales. ​

¿Entonces Necesito un LMS en mi empresa?:​

• Mi recomendación no está orientada a tener un LMS sino a contar con los servicios de empresas que brinden capacitación basándose en un LMS. ​
• Los servicios de capacitación soportados por un LMS tienen per si mismos características y capacidades diferenciadoras que brindan mayores beneficios tales como flexibilidad de horario, repetición, tiempo de análisis, interacción, movilidad, etc.​

 Algunos LMS: Moodle, Edmodo, Blackboard, SkillSoft.​

 El equipo LOGAWARE

Customer Relationship Management (CRM)​

 CRM es un término que se usa en el área de Ventas y Marketing, en español significa “Gestión de Relaciones con Clientes”, vale decir una herramienta informática cuya especialización es el relacionamiento con Clientes cuyo objetivo es mejorar el nivel de relación de la empresa con este en procura de conocerlo, hacerle seguimiento, lograr mejor posicionamiento posible, etc., en procura de mejorar el negocio con el mismo. ​

Un CRM registra todas las interacciones con el Cliente (correos, visitas, llamadas, reuniones, fechas importantes, aniversarios, notas tareas), es un acopio bien estructurado del relacionamiento con el Cliente. ​ 

“Conoce bien a tu Cliente” es una frase que toda área de ventas tiene en mente, pues al conocer detalladamente al Cliente se logra obtener ventajas competitivas adelantándose en la identificación de sus necesidades, permite proponer lo que este necesita incluso sin que él sepa que lo requiere, permite estar atento a sus necesidades y el desarrollo de estrategias alrededor de este (penetración, diversificación). Minimiza la incertidumbre, hecho el cual debe ser visto como un objetivo para no descuidar el progreso de los planes internos. ​

 Beneficios de emplear un CRM: ​

• Los Comerciales venden más: ​
  • En virtud de que están más atentos a las necesidades del Cliente y pueden llevar a cabo un seguimiento claro y preciso de sus necesidades​
• Los Comerciales son más productivos: ​
  • Debido a que se dispone de amplia información histórica del relacionamiento con el Cliente por cuanto el repositorio de datos asociados al Cliente evita olvidos y/o demoras de recopilación de información dispersa (pérdida de tiempo), lo cual los hace más efectivos incrementando su productividad. ​
• Mejora la comunicación interna: ​
  • Al disponer de un repositorio estructurado del relacionamiento histórico con este, fácilmente esta información puede ser accedida y la responsabilidad de relacionamiento trasladado a otro empleados o grupo de estos de manera simple, rápida y efectiva. ​

 Tipos de CRM: ​

• Operativo: ​
  • Orientado a satisfacer las necesidades operativas de las áreas de Marketing y Ventas, vale decir brindan funcionalidades de relacionamiento con el claro objetivo de permitir a estas áreas un soporte a sus actividades. ​
• Analítico: ​
  • Tienen una óptica más pegada al datawarehousede los datos del Cliente, es decir se orientan más a producir información, al análisis de las variables del Cliente. ​
• Colaborativo: ​
  • Aquellas las cuales incluyen al Cliente como interlocutor que proporciona indirectamente los datos de relacionamiento facilitando dicha obtención para el área de Marketing y Ventas. ​

 ¿Realmente necesito un CRM…que ventajas me puede dar? ​

No es imperativo, pero nuevamente ello debe obedecer a la visión que tiene la empresa, el posicionamiento que desea lograr y el nicho de mercado al cual apunta. ​

Si su deseo es el de estar pendiente de las necesidades de sus Clientes y construir una relación cercana, conocerlo mejor, que esta perdure en el tiempo, no verse atado al personal interno de ventas pues un CRM es la mejor herramienta para utilizar, pues esta les brindará apoyo a todos los aspectos antes detallados. ​

Pero un CRM por sí solo no dará ningún logro si no es usado a convicción, me explico si solo se utiliza para cumplir con lo dispuesto por la Jefatura, pues es una mala inversión, este no es un sistema de ingreso de ingreso de datos, sino una herramienta de explotación de variables del Cliente. ​

Utilizar un CRM implica dedicación de tiempo en ingresar datos de relacionamiento, datos que son ingresados para uso propio y de otros empleados. ​

Ventajas: ​

• Acopia datos de relacionamiento (elimina la dispersión de los datos). ​
• Permite establecer y ejecutar estrategias dirigidas al Cliente. ​
• Convierte al Cliente un “activo” de la empresa y no del empleado de ventas (es mi cliente). ​
• Mejora la venta. ​
• Mejora la productividad y eficacia del área de ventas. ​

 Algunos CRM: SOHO, SalesForce, HubSpot​.

 El equipo LOGAWARE

Enterprise Resource Planning (ERP)​

Se conoce con estas siglas a los sistemas de planificación empresarial que administran los procesos estándares y globales de una compañía los cuales son transversales a ella sistematizando sus procesos dentro de una coreografía que promueve la integración de áreas. ​

Generalmente un ERP dispone de una diversidad de módulos especializados e integrados que van desde Administración, Comercial, Producción, Mantenimiento, Gestión de Clientes, Ventas, Almacén, Finanzas, Contabilidad, Compras, Recursos Humanos, etc.​ 

Tenemos ERPs de extranjeros y nacionales, para la gran, mediana y pequeña empresa, modernos y otros ampliamente consolidados, de mayor o menor alcance funcional, estándares o especializados, adaptables o rígidos, diseñados para una realidad geográfica o internacionales, programables o configurables, con soporte extendido o limitado, etc., etc. Todas estas características definidas en función a la visión que le dieron sus creadores. ​

¿Cuál es el mejor ERP?:​

• Una pregunta que todos se hacen, la respuesta es “depende”, depende de cuáles son las reales necesidades de la empresa, no hay una respuesta única para esta pregunta. ​
• El ERP que apoyó mucho a la empresa “X” no necesariamente le servirá a la empresa “Y”, dado que las características de ambas empresas no necesariamente son las mismas. ​
• Para determinar el ERP adecuado hay que analizar las características de la empresa, sus reales necesidades, los procesos administrativos/operativos que dispone, sus capacidades financieras, estructura organizacional, etc.​
• Lo que si se debe tener en mente es “el ERP más reconocido o caro no necesariamente es el mejor para mi empresa”. ​

¿Realmente requiero de un ERP?:​

• Una empresa puede funcionar sin apoyo de un ERP, pero si el deseo de esta es crecer, mejorar servicios y procesos internos, es de suponer que, si debe evaluar la opción de contar con un sistema de estas características, más aún cuando se vive dentro de una industria altamente competitiva y mercado demandante de mejores prestaciones de servicios. ​
• No se puede concebir una empresa que desee crecer, ser competitiva y aspirar a ser o mantenerse como líder trabajando con archivos Excel y basando sus procesos en papeles. ​

¿Hasta dónde el ERP debe gobernar la empresa?:​

• Depende de la especialidad de la empresa, de los recursos financieros con que se cuenta y de la envergadura de esta. ​
• Si la empresa es de “producción” un ERP tiene todo lo necesario dado que los procesos productivos son estándares al margen del producto a producir (compra, transformación y venta), más aún cuando en la generación del producto las características de este mayormente son definidas por el fabricante sin una firme intervención del mercado, obviamente el mercado interviene en la conceptualización/mejora el producto y lograr cambios en sus variables, pero estos cambios generalmente son lentos dado que hay activos de por medio que necesitan ser comercializados, cambios en las líneas de producción, etc., esto toma tiempo e incluso requieren inversión.​
• Si la empresa es de “servicios” un ERP no necesariamente tiene todo lo que esta requiere, definitivamente si apoyará en aquellos procesos backoffice(A&F Contabilidad, Compras, ), pero los servicios dada su naturaleza (dinamismo y región de prestación) no se pueden concebir como estándares. Los servicios de “Transporte de Carga Terrestre” son un perfecto ejemplo, preguntémonos ¿las características del servicio de transporte de carga terrestre peruano es el mismo que el de USA, su marco regulatorio, necesidades de los clientes, estándares de la competencia, rutas nacionales, Conductores, etc., son los mismos?, la respuesta es “las características no son las mismas”, lo único igual es que se traslada carga en unidades vehiculares pero las diversas variables que intervienen en el proceso son diferentes, entonces para la industria del Transporte de Carga Terrestre no debiéramos suponer que un ERP puede intervenir en los procesos propios del servicio y debemos usarlo ahí donde si es eficiente.​

Ejemplo de ERPs: ​

• Internacionales: SAP, Oracle, JP Edwards, Microsoft Dynamics, etc.​
• Nacionales: Hay varios todos ellos poco reconocidos, algunos son adaptaciones de opensource, generalmente se autodenominan ERP, pero su alcance está más orientado a la Contabilidad. ​

 El equipo LOGAWARE